ONG, fondations & associations, les enjeux de la dématérialisation et du digital

Cartographie interactive, dématérialisation des projets, réseaux sociaux et finance participative mais aussi crowdimpacting…

Une révolution digitale est en marche dans le monde de l’aide au développement et de l’humanitaire.

Des milliers de projets voient le jour chaque années en Afrique et des millions de personnes travaillent sur le pilotage de ces projets aux quatre coins du monde, une chose les relient tous: internet

Quels sont les nouveaux outils ?
Quels enjeux représentent-t’ils ?
Qui sont les ONG qui innovent dans ce secteur clé pour le développement de l’Afrique et du monde ?

Dématérialisation, du papier au numérique, processus de gestion de projets

Pour une association ou une ONG, et quelle qu’en soit la taille, passer d’un dossier “papier” à un PDF est déjà une révolution, mais concrètement comment cela fonctionne-t’il ? Quel sont les processus de gestion de projet et workflow métier, et qui en profité réellement ?

Prenons l’exemple de l’Agence des Micro Projets de l’ONG La Guilde: Ce programme, soutenu par l’Agence Française de Développement, recevait en 2012 les projets des associations françaises par courrier, des dossiers papier donc, de ces associations qui sollicitent un financement compris entre 2 000 et 15 000 euros. Ces financements sont réservés à des projets de solidarité internationale.

Strategie_digitaleL’AMP (Agence des Micro Projets) lance deux appels à projets par ans et distribue 600 000 euros. Les dossiers éligibles passent devant un préjury puis devant un jury composé de membres de l’AMP et d’experts externes pour une parfaite équité.

Les projets retenus reçoivent une “dotation” et bénéficient de cofinancements, leurs budgets moyens sont de 45 000 euros mais peuvent aller jusqu’à 250 000 euros pour des actions pluriannuelles.
Les lauréats mettent en place le projet en Afrique pour 74% des cas et pour les 26% restant en Asie et Amérique du Sud. Les associations qui portent ces projets doivent ensuite rendre un bilan de l’action menée au bout d’un an. Une fois le projet effectif l’AMP se rend sur le terrain afin d’effectuer une évaluation avec le partenaire local de l’association Française.

Un processus de dématérialisation de projet a donc été développé fin 2013 pour permettre aux associations de ne plus envoyer de dossier papier mais remplir un dossier en ligne. Ce processus est réparti en plusieurs étapes matérialisé par des onglets du site.

L’AMP, grâce à un “backoffice” pilote et ouvre des sessions de dépôt de dossier, elle attribue des critères d’éligibilité selon les accords définis par son expertise et en accord avec son bailleur. Ces critères peuvent évoluer au fil des ans, comme les dates de clôture de dépôt de dossier, de jury, de bilan et d’évaluation. Nous sommes dons déjà dans une flexibilité du système rare couplé à un système intuitif et utilisable par tous sans formation particulière.

De leurs coté les “porteurs” de projets vont suivre ces fléchages de dates de sessions et cocher des critères d’éligibilités afin d’être en accord avec leur planning mais aussi de ne pas déposer un dossier ou l’ONG ou l’association ne serait pas éligible, gain de temps pour tous…

Quelles sont les étapes de dépôt et de gestion de dossier ?

Il faut que l’organisme, association ou ONG ouvre un espace avec un email et un mot de passe. Ensuite elle peut déposer un ou plusieurs projets.

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  • Etape “dépôt de dossier”
    Un dépôt de dossier dématérialisé en 11 étapes, passant de la description du projet, des activités menées, le contact complet du partenaire local, les prolongements envisagés, les activités génératrices de revenus, les populations cible, le budget avec les cofinancements et l’upload de photos, annexes et vidéos.
    Une fois le dossier validé par le porteur, et c’est une première évolution, l’utilisateur peut extraire son dossier complet en fichier zippé et ainsi disposer de son projet en format PDF parfaitement mis en page.
  • Etape Instruction
    Un pilotage de l’instruction directement sur la plateforme de l’AMP ou a la fois les jury interne et externe vont pouvoir lire, commenter, noter et juger le dossier. cette action est effectué sur un espace spécifique tout en ayant accès à l’ensemble des données du projet, un PDF de présentation est aussi disponible pour ceux qui souhaitent l’extraire ou le sauvegarder. Ceux-ci se réunissent ensuite pour une décision finale d’attribution des fonds dans les locaux de l’AMP afin de délibérer et d’attribuer les financements.
  • Etape “Dotation et décaissement”
    L’AMP va piloter le versement des fonds, la date d’envoi du premier versement composé des deux tiers, puis du solde la aussi sur un espace dédié.
  • Etape Bilan
    Un bilan va pouvoir être rempli en ligne, un an après la “dotation”. Le porteur de projet se connecte sur son espace association et rempli les champs disponibles, ceux-ci sont superposés au dépôt initial du projet, le porteur peut dons comparé ses actions effectuées et ce qu’il a finalement réussi à mettre en place. Deux actions résultent de cette étape: le versement du dernier tiers de la dotation à l’association, et bien sùr de connaitre les activités menées et de les comparer aux activités prévues. Ce bilan est visible du grand public sur l’Observatoire de l’AMP, par le biais d’une cartographie interactive et d’un moteur de recherche. Les onglets du projet deviennent au fur et à mesure de l’évolution du dossier visible au grand public.
  • Etape “Evaluation”
    Une section évaluation va permettre de remplir différent champs d’information, de photos et de vidéo du projet évalué sur le terrain par l’équipe de l’AMP ou par des évaluateurs locaux. Cette section évaluation est visible du grand public sur l’Observatoire de l’AMP.
La plateforme de finance participative www.microprojets.org
La plateforme de finance participative www.microprojets.org
  • Finance Participative microprojets.org
    En synergie avec l’innovation digitale l’AMP a développé sa propre plateforme de finance participative www.microprojets.org. Cette plateforme propose grâce à un moteur de recherche cartographique de découvrir les microprojets ayants déjà reçu une impulsion financière de l’AMP (gage de qualité, de passage devant un jury et de mise en place, une forme de “label microprojets”.
    Les projets sont mis en avant avec description, photos, vidéos et informations sur l’association. Deux objectifs: Permettre aux associations de disposer d’une page sur internet mettant en avant leur actions et l’association et collecter les dons du grand public avec un système de paiement en ligne sécurisé qui va jusqu’à mettre à disposition immédiate du donateur un reçu fiscal permettant de déduire 77% du don.

Thierry Barbaut sur France 2 pour la Finance Participative

Chacune de ces étapes est exportable dans un fichier PDF qui se génère automatiquement, permettant ainsi d’extraire des étapes ou le dossier complet: informations globales, jury, bilan, évaluation…

Nous sommes donc bien dans une dématérialisation complète d’un processus de gestion de projet couplé à un workflow métier intuitif et modulable selon les profils des utilisateurs: équipes interne, porteurs de projets, jury externe, grand public, donateurs.

“Non seulement la dématérialisation est complète et intuitive pour le porteur de projet, mais elle va jusqu’à suivre le workflow de gestion du cycle de vie du projet, allant de l’initiative du porteur local jusqu’à l’évaluation terrain et la capitalisation des informations dans l’Observatoire de l’AMP” explique Cécile Vilnet, coordinatrice de l’Agence des Micro Projets

Dématérialisation – Harmonisation et… Partenaires !

mutualisation-des-services-financiers-ONG-associationsCe nouveau système de dématérialisation permet non seulement de piloter la vie du projet en mode informatique mais aussi de fédérer d’autres bailleurs, en effet depuis Mars 2015 la fondation Agir sa Vie est partenaire de l’Agence des Micro Projets sur la plateforme.

Concrètement non seulement les personnes en charge de l’instruction des projets de la fondation auront un accès leur permettant de piloter leurs dossiers mais coté porteur ce sera un seul et même dossier à remplir pour deux demande de financement.

Une association peut dons solliciter 15 000 euros à l’AMP et 15 000 à la fondation Agir sa Vie. Un gain de temps, de gestion, de lisibilité et une harmonisation du pilotage des projets indéniable. Dernier atout et non des moindres, les projets financés pourront être évalué par l’AMP sur le terrain, la fondation Agir sa Vie bénéficiera donc des services de l’AMP et les rapports des projets qu’elle soutient seront publiés en ligne.

 

Cartographie interactive, crowdimpactig et crowdfunding, les nouvelles technologies qui servent la solidarité internationale

Que ce soit Google Map, Google Earth, Open Street Map ou Here de Nokia & Microsoft, tous les systèmes et toutes les grandes entreprises des NTIC mettent en avant la géolocalisation.
Google Earth avait mis en avant les zones de conflits et d’intervention humanitaire dans Google Earth dès 2002 avec le conflit du Darfour. Géolocaliser et rendre public dans le monde entier les zones précise sur une carte en ligne représentait une révolution.

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Aujourd’hui toutes les cartes et leurs différentes applications et développements permettent de découvrir une multitude d’opportunités. Suivre en temps réel la mise en place d’un projet, superposer des calques d’actions ou d’activités, les logiciels apportant des options sont nombreux et puissants. Google Maps permet même de charger ses cartes sur un notebook ou une tablette afin de les utiliser en mode non connecté, très utile en Afrique ou la connexion est aléatoire voire inexistante surtout en brousse.

Localiser une zone aride, voir les accès et la typologie du sol, les villages avoisinant, comparer saison sèche et saison des pluies, les possibilités semblent sans limites.

L'observatoire de l'Agence des Micro Projets
L’observatoire de l’Agence des Micro Projets

Un des points clé est pour les populations locales est d’avoir enfin accès à Internet et aux systèmes cartographiés et ainsi de pouvoir localiser qui intervient et précisément dans quel secteur (la aussi une des possibilité offerte par l’Observatoire de l’Agence des Micro Projets), cela rend possible la mise en relation entre les acteurs et le début d’un projet possible, l’impact d’un projet peut aussi être visible avec des système de liens, de vignettes projets ou de superposition de données donnant enfin possible les datas de crowdimpacting.

En effet les données de financement des projets des ONG et de l’aide au développement en général permet aujourd’hui de cartographier précisément l’impact et les bénéfices sur les régions et les populations locales, c’est le Crowdimpacting ! L’exploitation des données d’impacts d’actions d’aide au développement.

Des bénéficiaires au cœur de l’aide au développement, de l’émergence du besoin jusqu’au partage sur les réseaux sociaux

Que ce soit la dématérialisation, la cartographie ou l’émergence des nouveaux moyens de communication que sont les mobiles et les réseaux sociaux, tous le monde s’accorde pour enfin mettre en avant et au cœur de la stratégie de l’aide au développement les bénéficiaires. En effet ceux-ci parviennent maintenant à mieux communiquer même dans les zones rurales et c’est un véritable cercle vertueux qui est mis en place.

facebook-afriquePar exemple les bénéficiaires d’un villages au Togo peuvent faire des remarques pertinentes sur la mise en place d’un projet par le biais de la page Facebook des ONG et ainsi faire émerger des perspectives nouvelles sur le projet émanant directement du terrain. ces remarques souvent innovantes permettent d’ajuster les besoins et les ressources afin d’orienter de manière optimale les nouvelles actions. Et ceci sans attendre des mois ou parfois des années, la réactivité est décuplée et les actions également.

Grace aux dossiers dématérialisés ils peuvent les recevoir par email ou par messagerie instantanée comme Skype ou Facebook et ainsi apporter de précieux compléments d’informations.

Cette cohésion permet aussi de mieux préparer les missions d’évaluations des ONG sur le terrain.

Mais ce qui frappe le plus sur les réseaux sociaux c’est l’émergence des besoins et le partage d’information en temps réel. Les besoins sont mis en adéquation avec les sollicitations et les différents partenaires. Les acteurs sur le terrain par exemple envoient immédiatement des photos prises avec des téléphones mobile par le biais de Facebook et rendent ainsi compte en temps réel de ce qui se passe ! Des chantiers sont ainsi pilotés en “live” entre le partenaire français et le bailleur qui peut suivre la cohérence des actions menés.

Nous entrons ainsi dans un univers du “big data” non pas orienté business mais solidaire et c’est peut être ici que se trouve la vrai révolution digitale qui est en train de révolutionner l’aide au développement.

Thierry Barbaut

 

 

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Thierry Barbaut - Stratégie numérique, expert Afrique Auteur

Expert en stratégie numérique et projets de développement - #innovation #Afrique #Digital - Responsable de la stratégie numérique et communication digitale de l'Agence des Micro Projets depuis 2013. 20 années de pilotage de projets dans plus de 40 pays en Afrique : eau, santé, éducation, agriculture, énergies renouvelables, entrepreneuriat et numérique. Auteur et conférencier sur l'Afrique l'innovation et le numérique.