En matière de dématérialisation, d’externalisation et d’outils, du soft en mode SaaS aux offres de GED, les marchés explosent. Ils touchent même la numérisation et l’édition !

Tour d’horizon sur ces busines pour cet été 2012…

J’ai eu l’occasion de proposer et de travailler sur différentes offres et beaucoup appris des métiers et solutions proposés.

• Dématérialisation:
  Aujourd’hui la solution, par exemple et parce que je la connais bien, de Novapost propose un passage au « zéro papier ».
  Cela passe donc par une dématérialisation complète des documents RH, les docs sont créés et ensuite mis à disposition en mode SaaS par le biais de la solution « People Doc Entreprise« . De là les attributions sont créés au sein de l’entreprise qui peut partager, administrer et donc gérer les flux des documents des salariés, qu’ils soient au siège de l’entreprise, en filiale ou n’importe où à travers le monde.
  En effet un atout de ce genre de solution est de pouvoir gérer l’ensemble des documents grâce à un logiciel en mode SaaS, qui va être disponible 24h sur 24.
  Cette offre est appliquée au salariés grâce à « People Doc Salarié » qui, averti par un email, pourra accepter ou refuser de dématérialiser ses documents, feuilles de paye, contrats de travail, attestations, documents de congés, etc… S’il refuse, tout continue comme avant et s’il accepte son espace « Cloud » est activé avec un code secret qu’il crée lui-même. Ses document sont dans un espace dédiés ou il pourra à loisir, charger, consulter, imprimer (oui c’est possible 🙂 ). Il est à noter que Novapost apporte une garantie à ces accès 50 ans, et bien sûr même si le salarié quitte son entreprise.
  Novapost propose également la « signature électronique », validée par une norme, celle-ci permets de nombreuses évolutions dans la gestion des relations humaines et est en passe de normalisation dans les grandes entreprises comme les PME. Un article est disponible ici sur mon site.
  Une solution 100% cloud est aussi disponible.
  En matière de dématérialisation de documents RH, c’est une offrec omplète qui séduit aujourd’hui de nombreuses grandes entreprises, Décathlon, Société Générale, Canal +, M6, Priceminister etc…
• Externalisation:
  De nombreuses entreprises externalisent leurs process. Elles souhaitent ne plus gérer elles-mêmes certaines taches comme la gestion de flux documentaires, de traitement de fichiers, ou de stockage de documents.
  Là elles font appel à des entreprises qui vont externaliser ces travaux. Il y a la une notion de confiance car il faut transmettre une partie de son activité, de son entreprise a une autre, qui prestataire de services par exemple va assurer la gestion de ces flux.
  De grandes entreprises comme des PME gèrent ces activités, Docapost, Néopost, mais aussi de grands groupes ou certaines SSII.
  Sur cette thématique les offres sont beaucoup plus variées et toutes vraiment différentes.
• Ged, stockage et… Numérisation:
  Il est absolument fascinant de voir comment des entreprises industrielles arrivent à muter afin de suivre la folle avancée des nouvelles technologies.
  J’ai ainsi pu visiter un groupe industriel qui est spécialisé dans le stockage d’archive pour les administrations et certaines entreprises privées. ce groupe a su proposer d’externaliser l’ensemble de vos documents.
  Concrètement cela passe par un audit complet de vos archives papiers, puis une proposition et bien sur un projet est mis en place. Suivi par un AMOA celui-ci va ensuite être responsable de la transition de vos locaux vers la zone de stockage « destinataire ». Cette zone peut être située à plus de 1000 kilomètres de votre entreprise mais en règle générale c’est à quelques dizaines de kilomètres.
  Une fois l’installation effectuée, le logiciel de gestion d’archive en mode SaaS est activé et va vous répertorier l’ensemble de vos archives, avec des codes-barres mais aussi des mots clefs et tout ce qui aura pu être défini en amont du projet.
  Là où la solution est de plus en plus ingénieuse c’est que vous pouvez sélectionner une archives à distance, un dossier ou même un bloc de documents mais aussi demander à le recevoir par email sous 1 heure. L’entreprise reçoit la demande par le soft et numérise le doc puis l’envoi par email ou le met à disposition dans l’espace dédié… Extrêmement pratique, rapide, économique et… Ecologique il faut bien le reconnaitre !
• De la numérisation vers… Le papier !
  Oui, il arrive aussi que des entreprises numérisent pour produire du livre, comme Codex Images international, une agence Japonaise avec qui j’ai travaillé 6 ans.
  Les résultats des campagnes de numérisations dans l’art et l’architecture (ce n’était pas le seul domaine d’activité) donnaient des résultats tellement fantastiques en matière de recherche, que nous avions publiés de nombreux ouvrages décrivant les process, les résultats, et apportant le regard d’experts sur chaque thématiques en tant qu’auteurs. Gallimard, mais aussi d’autres maisons d’éditions, apportent leurs soutiens à ce type de projet.
  Ce qui amène à la parution de livres sur la numérisation ou comment passer du numérique au… Papier !

Je ne manquerais pas de revenir sur les nouvelles solutions, dont une qui va être « démocratisé » en fin 2012 sur la GED (Gestion Electronique de Documents).

Thierry Barbaut