À l’occasion de la Journée mondiale sans papier le 25 octobre, la société Iron Mountain a publié dix chiffres clés relatifs au système de management de l’information et d’archivage dans les entreprises.

Un moyen de souligner que malgré le développement des données natives numériques, le stockage des données physiques reste encore problématique dans la plupart des sociétés et les exposent à d’importants risques de perte ou de fuite d’informations de valeur.

Voici, en dix statistiques clés, les résultats d’une récente étude qu’Iron Mountain a mené chez les DSI de structures françaises, britanniques, hongroises, espagnoles et néerlandaises.

Ces informations me semblent pertinente et importantes dans les secteurs de la dématérialisation RH, l’archivage physique et éléctronique, l’externalisation, dans le Digital Asset Management et dans tous les systèmes de gestion de flux numériques.

• 58 % des sociétés stockent leurs archives papier dans un lieu central situé dans les murs de leur entreprise ;
• 49 % gardent leurs archives papier dans des caissons ou  dans les tiroirs de leurs bureaux. Dans bien des cas, elles sont même stockées dans la cave, laissant ainsi de nombreuses informations sensibles exposées à desrisques d’humidité, de moisissures et aux rongeurs ;
• 49 % des entreprises estiment que leur système de stockage ou d’archivage des données est saturé ;
• 32 % le jugent chaotique, reconnaissant que toute information ainsi archivée ne sera plus jamais consultée ;
• 38 % trouvent difficile de retrouver un document dans leur système d’archivage ;
• 38 % des entreprises pensent que le défaut d’accès à certaines informations nuit à la qualité de service rendupar leurs équipes aux clients ;
• 68 % craignent un décalage entre les informations physiques et numériques ;
• 49 % ont peur de perdre des documents historiques de valeur ;
• 25 % des sociétés ne sont pas en mesure d’adopter une approche holistique du management de l’information ;
• 30 % des managers européens échangent encore avec leurs clients par le biais du papier.

Thierry Barbaut